آموزش اسکن کردن مدارک با گوشی آیفون

اسکن کردن مدارک با گوشی آیفون چطور انجام می‌شود و چه مزایایی دارد؟ به طور کلی اسکن کردن یکی از کارهایی است که در طول روز با آن زیاد سروکار دارید. اسکن مدارک و اطلاعات ضروری شما، مزایای زیادی برایتان خواهد داشت.

اسکن اطلاعات و اسناد و ارسال یا ذخیره‌سازی آن‌ها در فضای ابری به شما کمک می‌کند تا در هر جایی و با استفاده از هر برنامه‌ای به آن دسترسی داشته باشید و از آن استفاده کنید. در این مقاله به مزایای اسکن مدارک با آیفون، مدارک قابل اسکن، مراحل گام‌به‌گام اسکن اسناد و معرفی برنامه‌های مناسب این کار می‌پردازیم.

لیست قیمت روز گوشی آیفون

مزایای اسکن مدارک با آیفون

آیا از شلوغی کاغذ و مدارک در دفتر محل کارتان خسته شده‌اید؟ آیا در یافتن سریع سوابق مهم در اتاق‌های شلوغ محل کار به مشکل خورده‌اید؟ در صورتی که پاسخ شما به این سوال‌ها مثبت است، باید سیستم بایگانی سنتی خود را به سیستم دیجیتال ارتقا دهید.

پس از تبدیل و اسکن مدارک با آیفون، نگهداری و بازیابی فایل‌های الکترونیکی آسان‌تر می‌شود و البته از به‌هم‌ریختگی و جمع شدن مدارک کاغذی در محل کار یا منزل هم جلوگیری خواهد شد. در ادامه، مزایای اسکن کردن مدارک با گوشی آیفون را بررسی می‌کنیم تا از اهمیت این موضوع باخبر شوید.

۱. جلوگیری از اتلاف وقت برای جستجوی اسناد

یکی از مهم‌ترین دلایل اسکن کردن مدارک با گوشی موبایل، کاهش زمان جستجوی اسناد مختلف است. در دنیایی که زمان از اهمیت بالایی برخوردار است و باید از آن به خوبی بهره ببرید، استفاده از این روش بهترین پیشنهاد برای شما خواهد بود. با اسکن مدارک می‌توانید مدت زمان قابل توجهی در روز را صرفه‌جویی کنید و وقت خود را به کارهای مهم‌تری اختصاص دهید.

۲. جلوگیری از گم شدن اسناد

کمدها و کشوهای بایگانی پر از اسناد مختلف، ریسک گم شدن و از دست رفتن آن‌ها را بالا می‌برد. این مسئله باعث می‌شود به جستجوی بی‌مورد برای اسناد بپردازید. اسکن مدارک با آیفون برای شما یک بایگانی الکترونیکی فراهم می‌کند که چندین کاربر می‌توانند بدون گم شدن اسناد، از آن‌ها استفاده کنند.

۳. مدیریت راحت اسناد

وقتی حجم زیادی از اسناد و مدارک داشته باشید، کارهای زیادی برای دسته‌بندی، پرونده‌سازی صحیح، کپی و جابه‌جایی فایل‌ها خواهید داشت. همه این کارها می‌توانند وظایف وقت‌گیر و سنگینی را برای تیم نیروی انسانی ایجاد کنند. این مشکلات با تبدیل اسناد به یک سیستم بایگانی الکترونیکی برطرف می‌شود.

۴. ایمن نگهداشتن اسناد

یکی دیگر از مزایای اسکن مدارک با آیفون محافظت از آن‌ها در برابر بلایای طبیعی یا خرابی قالب‌های الکترونیکی مثل CD و Flash است. بسیاری از مواقع به دلایل مختلف اطلاعات موجود در فلش و سی‌دی یا اسناد مهم کاغذی از بین می‌روند.

برای پیشگیری از این شرایط می‌توانید از روش اسکن کردن مدارک با گوشی آیفون استفاده کنید. با در نظر گرفتن همه این مزایا می‌توانید اطمینان پیدا کنید که اسکن کردن مدارک و اطلاعات از طریق آیفون می‌تواند یک راه هوشمندانه باشد.

موارد استفاده از اسکن مدارک با آیفون

یکی از مهم‌ترین سوالاتی که برای خیلی از افراد پیش می‌آید این است که اسکن کردن مدارک با گوشی آیفون برای چه مواردی استفاده می‌شود؟

پیشرفت روزافزون تکنولوژی سبب منسوخ شدن اسکنرهای سنتی شده است. علاوه بر آن افراد، جای کافی برای ذخیره‌سازی و استفاده از اسکنرهای قدیمی را ندارند؛ پس دستگاه‌هایی مثل گوشی‌های هوشمند می‌توانند یک جایگزین ایده‌آل برای این دستگاه‌های قدیمی باشند. اطلاعات و اسناد زیادی وجود دارند که می‌توانید از قابلیت اسکن کردن آن‌ها با گوشی آیفون بهره ببرید.

قراردادها

قراردادها از مهم‌ترین اسناد در محیط‌های کاری به حساب می‌آیند که گاهی به چاپ و امضای آن‌ها نیاز پیدا می‌کنید. معمولا برای اعتبار بخشیدن به این اسناد به امضای آنلاین شما نیاز است. اسکن کردن این قراردادها یک راه سریع و آسان برای حفظ این اطلاعات مهم است.

مدارک مالی

با اسکن اسناد کاغذی مهمی مثل صورت‌حساب‌ها می‌توانید از هر دستگاهی به آن دسترسی داشته باشید و آن‌ها را از هر آسیب فیزیکی مثل پارگی و خیس شدن در امان نگهدارید. علاوه بر آن، اسکن هزینه‌ها پس از خرید می‌تواند به ردیابی و مدیریت حساب شما کمک کند.

یادگاری‌های شخصی و آثار هنری

اسکن مدارک با آیفون یک راه عالی برای دیجیتالی کردن عکس‌های شخصی، نامه‌ها و کارت‌های یادگاری شماست. با دیجیتالی شدن اسکن اطلاعات می‌توانید از خاطرات باارزش خود محافظت بیشتری به عمل آورید و پس از ذخیره‌سازی در فضای ابری، آن‌ها را همه‌جا همراه خود داشته باشید. علاوه بر آن اگر از علاقمندان به نقاشی و هنر هستید،‌ اسکن نقاشی و آثار هنریتان، برای به اشتراک‌گذاری یا ویرایش آن‌ها مفید خواهد بود.

نحوه اسکن کردن مدارک با گوشی آیفون

حالا که درباره انواع مدارک برای اسکن و اهمیت این کار آشنا شدید، به سراغ مهم‌ترین بخش این مقاله یعنی آموزش نحوه اسکن مدارک با آیفون می‌رویم. انواع مدل گوشی آیفون از پرفروش‌ترین‌ها در بازار به حساب می‌آیند و طرفداران خودشان را دارند. آیفون شما می‌تواند یک اسکنر قابل حمل باشد که امکان اسکن، سازماندهی و اشتراک‌گذاری اطلاعات مهم را به شما می‌دهد. در ضمن اگر از طرفداران گوشی آیفون هستید و قصد خرید آن را دارید، راهنمای خرید گوشی آیفون می‌تواند تا حد زیادی برای شما مفید باشد.

مرحله اول: برنامه Notes را باز کنید

در مرحله اول برای اسکن مدارک با آیفون باید برنامه Notes را در آیفون خود اجرا کنید. در صورتی که به هر دلیلی نتوانستید آن را در گوشی و بین برنامه‌ها پیدا کنید، انگشت خود را روی صفحه به سمت پایین بکشید و در نوار جستجو نام آن را جستجو کنید.

مرحله دوم: یک یادداشت جدید در برنامه اضافه کنید

در این مرحله از اسکن کردن مدارک با گوشی آیفون مثل بسیاری از برنامه‌های دیگر باید از نماد + در پایین صفحه استفاده کنید تا یک یادداشت جدید باز شود.

مرحله سوم: نماد دوربین را برای دیدن گزینه‌ها انتخاب کنید

یک نماد دوربین در قسمت بالای صفحه وجود دارد که باید روی آن کلیک کنید. یک منو با گزینه‌های مختلفی مثل Photo Or Video ،Scan Documents و موارد دیگر برای شما باز می‌شود.

مرحله چهارم: کار اسکن کردن مدارک را شروع کنید

در این مرحله باید اسکن اسناد را از منو انتخاب کنید تا دوربین آیفون برای شما باز شود. در جهت کادربندی یک قاب زرد رنگ در صفحه ظاهر می‌شود که برای اسکن باید از آن استفاده کنید. به یاد داشته باشید که حتما سند در قاب قرار بگیرد و البته نور محیط کافی باشد.

مرحله پنجم: از سند عکس بگیرید

برای عکس گرفتن از سند باید روی دکمه شاتر ضربه بزنید. در صورتی که انگشتتان را روی دکمه شاتر نگهدارید، اسکن به صورت مداوم فعال می‌شود تا بتوانید به‌راحتی از چندین صفحه عکس بگیرید.

مرحله ششم: در صورت نیاز اسکن را تنظیم کنید

پس از ثبت اسناد مورد نظر، می‌توانید لبه‌های کادر را با کشیدن نقطه‌های آبی رنگ تنظیم کنید. به این شکل با برش اسناد قسمت‌های غیر ضروری حذف می‌شوند. در آخر برای ذخیره سند اسکن‌شده روی Keep Scan کلیک کنید.

مرحله هفتم: در صورت نیاز، صفحات بیشتر را اسکن کنید

در صورت نیاز می‌توانید روی دکمه + ضربه بزنید تا به‌راحتی از صفحات اضافی هم عکس بگیرید. برای اضافه کردن هر صفحه باید تمام مراحل یک تا شش را تکرار کنید.

مرحله هشتم: سند اسکن‌شده را ذخیره کنید یا به اشتراک بگذارید

پس از اینکه تمام صفحات را اسکن کردید، روی گزینه Save ضربه بزنید تا سند در قسمت یادداشت ذخیره شود. در صورتی که قصد دارید این اسناد را برای دوستان و همکاران خود بفرستید، باید نماد اشتراک‌گذاری را انتخاب کنید و آن را از طریق ایمیل، برنامه‌های پیام‌رسان یا هر پلتفرم دیگری ارسال کنید.

معرفی برنامه‌های مختلف برای اسکن مدارک با آیفون

همیشه امکان خرید و دسترسی به یک اسکنر وجود دارد ولی در این جهت به جای کافی و هزینه‌های زیاد نیاز دارید. برنامه‌های اسکن مدارک و اطلاعات هم به صرفه‌جویی در هزینه‌های شما کمک می‌کنند و هم جایی اشغال نمی‌کنند. برنامه‌های رایگانی که برای اسکن در آیفون به کارتان می‌آید، شامل موارد زیر می‌شوند.

برنامه Notes

برنامه Note به صورت پیش‌فرض در آیفون شما وجود دارد که دستورالعمل دقیق استفاده از آن را شرح دادیم. اگر زمان کافی برای دانلود و پیدا کردن برنامه اسکن مدارک ندارید، این برنامه پیشنهاد خوبی برای شماست ولی ویژگی‌ها و امکانات متنوعی ندارد.

برنامه  Adobe Scan

این برنامه اسکن عکس آیفون که برای دستگاه‌های اندروید هم یک گزینه عالی محسوب می‌شود، به‌راحتی قابل استفاده است. عکس و اطلاعاتی که با استفاده از این برنامه اسکن می‌کنید، در Adobe Document Cloud ذخیره‌سازی می‌شوند. با این ویژگی می‌توانید از هر تلفن، تبلت و رایانه‌ای به آن دسترسی پیدا کنید. نکته مهم درباره این برنامه اسکن مدارک، امنیت بالا و رایگان بودن آن است.

دانلود برنامه Adobe Scan برای آیفون

برنامه Microsft Office Lens

این برنامه هم برای آیفون و هم برای دستگاه‌های اندروید مناسب است و شباهت زیادی به Adobe Scan دارد. اگر به نرم‌افزارهای مایکروسافت عادت دارید یا به هر دلیلی با آن‌ها راحت‌تر هستید، این برنامه را به شما پیشنهاد می‌کنیم. رایگان بودن، قابل اعتماد بودن و راحت بودن در استفاده، از مهم‌ترین ویژگی‌هایی است که می‌توانیم درباره Microsoft Office Lens ذکر کنیم.

دانلود برنامه Microsoft Office Lens برای آیفون

برنامه CamScanner

این برنامه رایگان با قابلیت‌ها و ویژگی‌هایی که دارد برای اسکن کردن مدارک با گوشی آیفون و دسترسی به فضای ذخیره‌سازی ابری مناسب است. در واقع اطلاعات شما پس از اسکن در گوشی، در یک فضای ابری مثل iCloud یا Google Drive قرار می‌گیرد تا به‌راحتی به آن دسترسی داشته باشید. تنها مشکل این برنامه اضافه کردن Watermark به عکس‌ها و اسناد است که باید آن را در نظر بگیرید.

دانلود برنامه CamScanner برای آیفون

برنامه SwiftScan

یکی از برنامه‌هایی که قابلیت‌ها و امکانات زیادی مثل نام‌گذاری فایل‌ها، فکس، ابزارهای سازماندهی و ده‌ها سرویس ذخیره‌سازی ابری را در اختیار شما قرار می‌دهد، برنامه SwiftScan است. نسخه‌های رایگان این برنامه برای دستگاه‌های اندروید، آیپد و آیفون وجود دارد.

دانلود برنامه SwiftScan برای آیفون

برنامه Genius Scan

نسخه اصلی برنامه Genius Scan همه چیزهای مورد نیاز برای اسکن مدارک با آیفون را در اختیار شما قرار می‌دهد. با این برنامه هیچ محدودیت سند یا واترمارکی وجود ندارد.

دانلود برنامه Genius Scan برای آیفون

سخن آخر

در این مقاله به یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های گوشی آیفون یعنی اسکن کردن با آن پرداختیم. اسکن کردن مزایای زیادی برای شما و کسب‌وکارتان خواهد داشت. این مزایا شامل صرفه‌جویی در زمان و حفظ نظم در کار می‌شود و اطلاعات شما را به‌راحتی قابل دسترسی و انتقال می‌کند.

پرسش‌های متداول

چه مدارکی به اسکن نیاز دارند؟

مدارک مالی، قراردادها، آثار هنری، یادگاری‌ها و سایر اطلاعات ارزشمند به اسکن نیاز دارند.

مهم‌ترین مزیت اسکن مدارک با آیفون چیست؟

جلوگیری از گم شدن مدارک و بی‌نظمی از مهم‌ترین مزایای این کار است.

امکان اسکن اسناد از طریق برنامه‌های ثانویه وجود دارد؟

بله؛ با مراجعه به App Store می‌توانید Adobe Scan ،Microsoft Office Lens و Scanbot را برای اسکن مدارک دانلود کنید.